Tentu saja kita sangat frustasi dan pusing, ketika kita tidak
dapat menemukan file yang kita cari. Padahal, anda sudah mencarinya
kemana-mana, mulai dari folder satu ke folder lainnya. Mungkin saja,
file yang anda cari hilang, atau lebih parahnya lagi, sudah terhapus. Di
Windows, sudah tersedia Windows Search untuk mencari file. Tentu saja,
mengandalkan search di Windows, anda harus mengetahui nama file
tersebut.
Namun, tidak selamanya anda harus mengandalkan Windows Search di
Windows. Bagaimana jika anda lupa nama filenya? Cara yang paling tepat
adalah dengan mengorganisir file dan folder di Windows Explorer. Windows
Explorer sama saja seperti meja kerja anda. Jika meja kerja anda
berantakan, maka anda akan susah mencari berkas yang anda inginkan.
Untuk itu, merapikan file dan folder akan menjadi solusi yang sangat
tepat. Anda tentunya tidak ingin menghabiskan waktu, hanya untuk mencari
file bukan?
Saat ini, Windowsku akan memberikan 9 tips yang dapat anda coba, agar
file dan folder di Windows Explorer menjadi lebih rapi dan terorganisir.
Berikut tipsnya:
Yuk! Lakukan sekarang, jangan ditunda
Mungkin anda berpikir, "Ahh, pasti susah melakukannya. Nanti saja saya
lakukan". Tunggu dulu, jangan sampai kalimat itu ada di benak anda, atau
lebih buruknya lagi anda sama sekali tidak membaca artikel ini. Menjadi
lebih terorganisir, hanya membutuhkan sedikit kemampuan anda, namun
memakan waktu yang lumayan lama. Tapi, jika sudah selesai, maka anda
bisa menikmati file dan folder yang rapi seumur hidup anda. Jadi,
lakukan saja sekarang, tanpa menunda-nunda.
Anggap saja file dan folder di komputer adalah kamar anda. Ketika anda
memiliki barang baru, dimanakah anda menaruhnya, di meja, di kasur, di
lantai, atau tempat lainnya? Tentu saja, anda haru dapat berpikir,
dimana tempat yang tepat untuk menaruhnya, agar terlihat rapi dan
gampang terlihat.
Gunakanlah folder, jangan menaruh file sembarangan
Sebagai contoh, ada teman saya yang memiliki flash disk. Di flash
disknya, semua file ditaruh berantakan, karena tidak memakai folder.
File tersebut terlihat berantakan dan tidak teratur. Maka, akan lebih
susah nantinya mencari file. Untuk itu, membuat folder menjadi solusi.
Dengan memberikan folder, anda bisa melakukan kategorisasi terhadap
file. Misalnya, anda memiliki sebuah gambar, maka anda menaruhnya di
folder "Gambarku", dan jika anda memiliki aplikasi atau software, anda
menaruhnya di folder "Softwareku". Sehingga, ketika anda ingin menemukan
file itu kembali, anda bisa melihat folder tersebut.
Gunakan fitur Library dengan benar dan bijak
Di Windows 7 dan Windows 8, sudah tersedia Library yang memungkinkan
anda menyimpan file disana. Pastikan semua file dan folder yang anda
masukkan ke library, sesuai dengan nama library tersebut. Misalnya, anda
memiliki folder library bernama "My Music". Pastikan, hanya file audio
dan musik saja yang anda masukkan. Sedangkan file lainnya, anda taruh
sesuai dengan jenis file tersebut. Dengan demikian, file tersebut akan
mudah diakses di kemudian hari.
Mengorganisir menurut kategori
Salah satu cara untuk mengatur file dan folder adalah menurut
kategorinya, atau menurut jenisnya. Misalnya, anda memiliki file dokumen
dari sekolah atau dari kuliah. Anda bisa mengaturnya, mana file yang
dari Microsoft Word, dan mana file yang dari Microsoft PowerPoint. Tentu
saja, file musik, video, dan foto anda pisahkan dari sana.
Seperti terlihat pada gambar diatar, file dan folder yang saya miliki
sangatlah teratur. Sehingga, saya tidak pernah bingung mencari file yang
saya inginkan.
Mengorganisir menurut tanggal
Mengorganisir menurut tanggal juga sangat membantu, namun tips ini tidak
saya rekomendasikan. Alasannya, karena jika anda melakuakn pencarian
file, dan sebelumnya anda memberi nama foler sebuah tanggal, seperti
"04-04-2013", tentu saja anda tidak mengetahui konten atau file apa yang
ada di dalamnya. Mau tidak mau, anda harus membuka folder tersebut
untuk melihat isinya. Lebih buruk lagi, jika di dalam folder tersebut,
berisi berbagai macam file.
Jika menurut anda mengorganisir menurut tanggal sangat membantu,
usahakan anda memberikan deskripsi di awal atau di akhir dari tanggal
tersebut. Misalnya "Liburan 04-04-2013" agar membantu anda mengetahui
isi dari folder tersebut.
Jangan memakai subfolder terlalu banyak
Subfolder sangat penting untuk mengorganisir file. Disini, saya memberi
contoh cara membuat subfolder yang cocok yang dapat dicoba untuk
menyimpan file pekerjaan anda. Folder pertama yang harus anda buat di
'My Documents' adalah nama pekerjaan anda, folder proyek kerja anda pada folder nama pekerjaan anda, lalu folder nama proyek atau tanggal proyek di folder proyek kerja, dan begitulah seterusnya. Sebagai contoh, anda dapat melihatnya dibawah ini:
Namun, anda harus berhati-hati dengan jumlah subfolder yang anda buat,
karena jika terlalu banyak, bisa menjadi pekerjaan yang cukup melelahkan
untuk mencari suatu file di banyak folder. Jika anda memiliki folder
yang ingin anda cepat diakses, cobalah menaruh folder tersebut satu atau
dua folder sebelumnya, seperti pada gambar diatas.
Memberikan nama File dan Folder: Pendek, namun tepat
Aspek penting lainnya dalam mengorganisir file dan folder adalah
penamaan folder. Cobalah memberikan nama folder yang pendek, namun
sedetail mungkin anda langsung mengerti, apa saja isi dari folder
tersebut. Jika anda ingin membagikan folder tersebut kepada orang lain,
anda tentu saja tidak mau direpotkan orang itu bertanya kepada anda,
dimana file tersebut ditaruh. Dengan penamaan yang pendek, namun
mendetail, orang lain dapat mencari file dengan mudah. Sebagai contoh,
janganlah memberi nama folder "berkas - berkas sekolah", namun berilah
nama folder "Sekolah". Selain itu, penamaan dengan memberikan
kapitalisasi pada awal kata, aka menjadikan folder terlihat lebih rapi.
Lalu, didalam folder Sekolah, anda bisa menaruh folder lagi,
menurut file apa saja yang ada. Misalnya, anda bisa menaruh folder SD,
SMP, atau SMA anda, sehingga anda bisa membedakan, mana file sewaktu
anda SD, dan mana file sewaktu anda SMP.
Mengakses File dan Folder dengan cepat
Seperti yang saya katakan sebelumnya, janganlah terlalu banyak memakai
subfolder. Karena, akan menyulitkan anda untuk mencari folder yang
tepat. Usahakan organisir folder anda dengan baik, agar anda dapat
mengaksesnya dengan cepat.
Menggunakan "Preview Pane"
Di Windows Explorer, ada berbagai cara untuk melihat file secara
sementara. Dan juga, anda bisa mengurutkan file menurut tanggal, nama,
dan lain sebagainya. Namun, tentu saja anda tidak langsung mengetahui,
sebenarnya data apa saja yang ada di file tersebut. Dengan menggunakan Preview Pane di Windows Explorer, melihat file menjadi lebih mudah.
 |
| Preview Pane ketika menggunakan file gambar |
 |
| Preview Pane ketika menggunakan file PDF |
Fitur lainnya yang tak kalah menariknya di Windows Explorer adalah menggunakan fitur "Favorites". Jika anda menaruh folder di Favorites, anda dapat mengakses folder tersebut dengan cepat. Anda bisa melakukan klik dan drag ke Favorites untuk menaruh folder tersebut.
Jump List
Windows 7 dan Windows 8 memiliki fitur unggulan, yaitu Jump List yang memungkinkan anda untuk menaruh semua folder favorit anda langsung di taskbar. Anda dapat mengakses Jump List dengan mengklik kanan icon Windows Explorer di taskbar. Untuk menambahkan folder baru di Jump List, klik dan drag folder tersebut dan arahkan ke taskbar.
Mengorganisir Desktop dengan Fence
Sebelumnya, Windowsku sudah memberikan tutorial tentang Fence ini. Fence
adalah sebuah aplikasi yang dapat mengatur semua shortcut, file, dan
folder di desktop. Anda bisa mengkatagorikan shortcut sesuai dengan
fungsi dari masing-masing program. Jika anda memiliki banyak sekali
shortcut di desktop anda, Fence sangatlah berguna bagi anda. Namun,
terlalu banyak shortcut tidaklah saya sarankan, karena akan menganggu.
Pastikan, jangan terlalu banyak shortcut di desktop anda. Pilahlah, mana
shortcut yang benar-benar anda butuhkan. Jika sudah anda pilah, gunakan
fence untuk mengaturnya.
Melakukan kompresi terhadap File dan Folder yang jarang atau tidak pernah digunakan
Daripada anda menghapus file yang tidak digunakan, akan lebih baik jika
anda melakukan kompresi terhadap file tersebut. Siapa tahu, anda
membutuhkannya di kemudian hari. Dengan melakukan kompresi, file
tersebut akan tetap berada di komputer anda, namun sedikit menggunakan space harddisk anda.
Setelah anda melakukan kompresi file dan folder, dimanakah anda
menaruhnya? Itu semua tergantung dari jenis file dan folder yang anda
kompresi. Jika yang terkompresi adalah file gambar, anda bisa menaruhnya
di folder "My Picure". Lalu, di My Picture, anda bisa menambah lagi
folder baru dengan nama "Old" atau "File Lama".
Untuk software kompresi, saya sarankan memakai software PeaZip. PeaZip
adalah software kompresi Open Source dan dapat anda gunakan dengan
bebas. Anda dapat mengunduh PeaZip dibawah ini:
Menghapus file duplikat
Tak tahu mengapa, terkadang saya menemukan file yang sama dalam komputer saya. Tentu saja hal tersebut sangat membuang space harddisk
dan tidak efisien. Tapi, yang paling sering adalah ketika saya
sebenarnya sudah memiliki file tersebut, namun saya unduh kembali di
internet, yang membuat terdapat file duplikat.
Software untuk menghapus file duplikat sangat banyak, tergantung selera anda. Tetapi, saya sering memakai
Anti Twin untuk melakukan tugas tersebut.
Sekian artikel hari ini untuk pembaca setia Windowsku. Semoga, dapat
bermanfaat bagi pembaca sekalian. Tetap kunjungi Windowsku, Pusat
Informasi Komputer dan Windows.
